Cómo llevar el control de pedidos de tu tienda (con plantilla para Excel)

Para llevar el control de pedidos de tu tienda, anota cada pedido en una fila con sus datos, el canal por donde entró, el courier, la guía y un solo estado que vas cambiando hasta que lo cobras o lo anulas. Cada vez que un pedido se cae, escribe el motivo. Con eso sabes cada noche qué falta despachar, qué plata está en la calle y dónde se te van las ventas.

Lo que casi nadie anota es el canal y el motivo, y son los dos datos que más plata ahorran. Una tienda contra entrega de Lima que conocemos de cerca sacó sus cifras de julio a setiembre de 2026 de las etiquetas de sus pedidos: se anularon 150 de 233 pedidos que entraron por el formulario web (64 %) y solo 14 de 122 que entraron por WhatsApp (11 %). Con una hoja que solo dice «enviado» o «entregado», esa diferencia no se ve nunca.

Esta guía va de la hoja de pedidos. Cómo confirmar cada pedido con el cliente está en las plantillas para confirmar pedidos por WhatsApp, y el modelo de negocio completo, en la guía de dropshipping en Perú.

¿Qué columnas debe tener un control de pedidos en Excel?

Un control de pedidos en Excel para una tienda contra entrega necesita 14 columnas: número, fecha, canal, cliente, celular, DNI, distrito o agencia, producto, total, adelanto, courier, guía, estado y motivo. Con menos, no puedes cuadrar con el courier ni saber por qué se caen los pedidos. Con muchas más, nadie la llena completa.

Pon el canal, el courier, el estado y el motivo como listas desplegables (en Excel, Datos, Validación de datos). Si cada persona escribe «wsp», «whatsap» o «WhatsApp», al final del mes no puedes contar nada.

Por qué el canal va tan arriba: los pedidos te entran por dos puertas. Nosotros lo vemos cada mañana en el radar de Producto Winner: a mediados de octubre de 2026, el 53 % de los anuncios activos de tiendas peruanas llevaba a WhatsApp y el 37 % a una web. Si tú también anuncias en las dos, necesitas saber cuál te deja pedidos que se cobran.

Los 8 estados de un pedido contra entrega

Cada pedido tiene un solo estado a la vez y avanza en un orden fijo. Si un pedido se cae, pasa a «anulado» o «no entregado», nunca se borra.

1. Nuevo: entró, nadie lo ha confirmado.
2. Por confirmar: ya le escribiste y esperas el «sí».
3. Adelanto pendiente: provincia, confirmó pero falta el Yape. Verifica el pago en tu app, no en la captura.
4. Confirmado: aceptó el resumen. Sale hoy o mañana.
5. Despachado: tiene guía o está con el motorizado.
6. Entregado: el cliente lo recibió o lo recogió.
7. Cobrado: la plata ya está en tu cuenta, no en la del courier.
8. Anulado o no entregado: con motivo obligatorio.

La diferencia entre «entregado» y «cobrado» es la que más se olvida. En contra entrega, el motorizado o la empresa de envíos cobra por ti y te liquida días después. Hasta entonces, esa venta es plata en la calle. Cuándo te paga cada uno lo vemos en cuándo te paga el courier el contra entrega.

Shopify separa por su cuenta el estado del pago (pendiente, pagado, reembolsado…) y el de la preparación del envío (no preparado, preparado…), y el pedido puede estar abierto, archivado o cancelado, según su ayuda sobre estados de pedidos, consultada en octubre de 2026. Sirve, pero no tiene «adelanto pendiente» ni «no recogió en agencia». Por eso muchas tiendas usan etiquetas de Shopify o una hoja aparte para esos estados propios.

La lista de motivos

Usa siempre los mismos motivos, para poder contarlos:

• No confirmó (no respondió a dos mensajes).
• Datos falsos o incompletos.
• Se arrepintió antes del envío.
• No pagó el adelanto.
• Rechazó en la puerta.
• No contestó al motorizado.
• No recogió en la agencia.
• Producto sin stock o dañado.
• Duplicado.

En la tienda de Lima que mencionamos, los motivos dejaron claro dónde estaba cada problema. En el formulario, casi todo era «no confirmó», «datos falsos» o «se arrepintió». En Lima, de 70 pedidos programados con motorizado, 10 (14 %) se cayeron por rechazo en la puerta o porque no contestó. En provincia, con adelanto de S/ 20, solo 6 de 96 envíos por Shalom (6 %) quedaron sin recoger. Es una sola tienda, no un promedio del mercado, pero muestra que cada motivo pide un arreglo distinto. Las tácticas para cada uno están en cómo reducir pedidos rechazados contra entrega.

¿Cómo organizar los pedidos que llegan por WhatsApp?

Para organizar los pedidos de WhatsApp, pasa cada uno a la hoja en cuanto el cliente manda sus datos, con canal «WhatsApp» y estado «por confirmar». El chat sirve para conversar; la hoja, para controlar. Si el pedido vive solo en el chat, se pierde cuando el cliente borra la conversación o cuando otra persona atiende ese número.

Las etiquetas de WhatsApp Business ayudan a saber qué chat está en qué paso; cómo usarlas como tablero lo explicamos en cómo vender por WhatsApp Business. Pero la etiqueta no te dice cuánto cobraste ni qué guía tiene. Una rutina simple:

1. El cliente manda nombre, DNI, dirección o agencia: copias ese mensaje entero a una fila nueva.
2. Mandas el resumen con el total y pides el «sí». Estado: «por confirmar».
3. Con el «sí» (y el adelanto, si es provincia), pasa a «confirmado».
4. Al generar la guía, la pegas en la columna L y el estado pasa a «despachado».

Antes de confirmar, busca el celular en la hoja (Ctrl + B). Si aparece con un «no recogió» o «rechazó en la puerta», pídele adelanto aunque sea de Lima. Esa misma tienda marcó 24 pedidos así en el trimestre: esa lista sale gratis de tu hoja si la columna de motivo está llena.

Cómo cuadrar tus pedidos con el courier cada semana

La conciliación es comparar, guía por guía, lo que tu hoja dice que se cobró con lo que el courier te abonó. Si vendes contra entrega y no haces esto, no sabes si te falta plata hasta que ya es tarde para reclamar.

1. Descarga la liquidación o el reporte de la semana de cada courier.
2. Filtra tu hoja por ese courier y por estado «entregado».
3. Busca cada guía de tu hoja en el reporte (en Excel, BUSCARV o BUSCARX por la columna L).
4. Marca las que cuadran como «cobrado».
5. Las que no aparecen o tienen otro monto van a una lista de reclamo, con la guía y la fecha.

Muchas diferencias no son errores: el courier descuenta su flete o su comisión antes de abonar. Si es así, agrega una columna «descuento del courier» y compara el neto. Lo importante es que cada sol tenga una explicación escrita.

¿Cuándo pasar del Excel a un sistema de pedidos?

Pasa del Excel a un sistema de pedidos cuando una de estas cosas te pase seguido: más de unos 20 pedidos al día, dos o más personas editando a la vez, pedidos que se pierden entre el chat y la hoja, o más de una hora diaria copiando datos a mano. Antes de eso, una hoja bien hecha alcanza y no cuesta nada.

Si tu tienda está en Shopify, puedes crear pedidos preliminares desde el panel para los que entran por WhatsApp o por teléfono; así todo vive en un solo lugar. Y si tus pedidos entran por un formulario, los campos que conviene pedir para que la fila llegue completa están en el formulario contra entrega en Shopify.

Las 4 cifras que debes sacar de tu hoja cada lunes

La hoja no es solo para despachar. Con una tabla dinámica (Insertar, Tabla dinámica) por canal y por estado, cada lunes sacas:

• Porcentaje de anulados por canal: anulados ÷ pedidos que entraron.
• Tasa de entrega: entregados ÷ despachados, separando Lima y provincia.
• Días entre el pedido y el despacho. Si pasa de un día, se te enfrían.
• Plata en la calle: suma del total de los pedidos «entregado» que aún no están «cobrado».

Con las dos primeras cifras sabes cuánto te cuesta de verdad cada venta en anuncios, que es la cuenta de cómo calcular el margen de un producto. Con la última, sabes cuánta plata te falta para reponer stock, el tema de capital de trabajo en una tienda online.

Los fallos que desordenan una hoja de pedidos

• Borrar los anulados para que la hoja «se vea limpia». Pierdes justo los datos que te dicen qué arreglar.
• Usar colores en vez de estados. El color no se puede contar ni filtrar bien, y cada persona lo entiende distinto.
• Escribir el celular con espacios o con +51 a veces sí y a veces no. Luego la búsqueda no lo encuentra.
• Una hoja por mes. Para saber si un cliente ya compró o ya rechazó, necesitas todo en una sola tabla.
• Actualizar el viernes. Un pedido «confirmado» que nadie despacha el mismo día es un pedido que se enfría.

Si tienes stock propio, la hoja de pedidos se conecta con la de inventario: cada «despachado» resta y cada «no entregado» que vuelve suma después de revisarlo. Cómo llevar esa segunda hoja está en control de inventario para una tienda pequeña. Este artículo es información general; lo que debes guardar para tus impuestos depende de tu régimen, así que confírmalo con SUNAT o con un contador.