Control de inventario para una tienda pequeña que vende por internet

El control de inventario de una tienda pequeña se hace con tres números por producto: cuánto tienes de verdad, cuánto sale por día y cuánto tarda tu proveedor en reponer. Con eso calculas el punto de pedido (el stock en el que vuelves a comprar) y cuánto reponer. Una hoja con entradas, salidas y devoluciones, más un conteo semanal, alcanza hasta varios cientos de pedidos al mes.

Lo que confunde a casi todos en contra entrega: lo que ves en el estante no es tu stock. Hay unidades separadas para pedidos confirmados, otras en la agencia esperando que alguien las recoja y otras que volvieron y nadie revisó. En una tienda contra entrega de Lima que conocemos de cerca, de julio a setiembre de 2026, se cayeron 10 de 70 envíos programados con motorizado (14 %) y 6 de 96 envíos por Shalom (6 %). Cada una de esas unidades sale del estante y vuelve días después.

Si todavía no sabes si te conviene tener stock, empieza por dropshipping o stock propio, donde está el cálculo del primer lote. Este artículo es para cuando ya lo tienes.

Los 4 lugares donde está tu stock

Separa siempre el inventario en cuatro columnas. La suma es lo que compraste; solo la primera es lo que puedes vender hoy.

¿Por qué importa? Porque si cuentas «en la calle» como disponible, vendes unidades que pueden no volver. Y si no cuentas «por revisar», compras de más mientras tienes cajas devueltas en una esquina. Revisa esas cajas en 24 horas: un producto que vuelve golpeado y se reenvía sin mirar termina en otro rechazo.

Los estados de cada pedido, que son los que mueven estas columnas, los explicamos en cómo llevar el control de pedidos. Las dos hojas van juntas: cada pedido «confirmado» separa unidades, cada «despachado» las pone en la calle.

¿Cuál es el stock mínimo y cómo se calcula el punto de pedido?

El stock mínimo, o stock de seguridad, es la cantidad que guardas por si el proveedor se demora o la venta sube. El punto de pedido es la venta neta diaria por los días que tarda tu proveedor, más ese stock mínimo. Cuando lo disponible baja de ese número, haces el pedido ese mismo día.

Las fórmulas, una por línea:

• Venta neta diaria = (unidades despachadas − unidades que volvieron en buen estado) ÷ días. Usa las dos últimas semanas.
• Stock de seguridad = venta neta diaria × días de colchón. Con un proveedor de Lima, 3 días; si importas, más.
• Punto de pedido = venta neta diaria × días de reposición + stock de seguridad.
• Cuánto reponer = venta neta diaria × días que quieres cubrir + stock de seguridad − disponible − lo que ya pediste.

Ejemplo con un organizador de cocina

Supuestos: despachas 6 unidades al día y vuelven en buen estado unas 0,5 al día. Tu mayorista de Lima tarda 4 días en entregarte y quieres cubrir 3 semanas por pedido.

Decide por los días de reposición, no por el precio por volumen. Si el mayorista te da un mejor precio por 500 unidades, eso son 90 días de venta: casi tres meses de plata quieta y de riesgo a que el producto se pase de moda.

Rotación: cuántos días te dura cada producto

Días de inventario = stock disponible ÷ venta neta diaria. Es la cifra más útil para una tienda chica, porque te dice en una línea qué producto está sano y cuál se está quedando.

Calcúlalo cada lunes para tus 10 productos con más unidades. El dinero que se queda en esos productos es el que te falta para anunciar; lo vemos con números en capital de trabajo en una tienda online.

¿Cuánto stock comprar de un producto que ya vende?

Compra lo que vendes en tres o cuatro semanas, calculado con la venta neta y no con los pedidos que entran. En contra entrega muchos pedidos se anulan antes de salir: en la tienda de Lima que mencionamos, se anuló el 64 % de los que entraron por el formulario web. Si compras según los pedidos del panel, compras casi el triple.

Antes de recomprar, mira en qué etapa está el producto en el mercado. Nosotros lo revisamos cada mañana en el radar de Producto Winner: cuando un producto lleva más de 30 días anunciándose o lo venden más de 7 tiendas, lo marcamos como saturado, y a mediados de octubre de 2026 casi un tercio de los productos con anuncios activos en Perú estaba en esa etapa. Un producto saturado puede seguir vendiendo, pero el precio suele bajar: ahí conviene un lote más chico. Cómo leer esa señal está en cómo saber si un producto está saturado.

Inventario en Shopify: lo que hace y lo que no

Shopify lleva la cantidad de cada producto si activas «Track quantity» (seguir la cantidad) en la sección de inventario del producto o de cada variante. Por defecto deja de vender cuando llega a cero, salvo que actives la opción de seguir vendiendo sin stock, según su ayuda sobre el seguimiento de inventario, consultada en octubre de 2026. También guarda un historial de ajustes con quién cambió una cantidad, cuándo y por qué.

Lo que no resuelve solo en una tienda contra entrega:

• Las ventas por WhatsApp no descuentan nada si no las cargas como pedido. Si vendes por los dos lados, crea el pedido en Shopify al confirmar o ajusta la cantidad a mano ese mismo día.
• Un pedido del formulario que nunca confirma ya descontó stock. Cuando lo anulas, revisa que la unidad vuelva a disponible.
• Las devoluciones de la agencia no vuelven solas: súmalas después de revisarlas, con el motivo en la nota del ajuste.

Si tienes pocos productos y la mayoría de ventas por chat, una hoja de cálculo te da más control que el panel. Si vendes sobre todo por la web, deja que Shopify lleve la cantidad y usa la hoja solo para «en la calle» y «por revisar».

Plantilla de inventario para copiar

Una fila por producto o variante. Las celdas con fórmula se llenan solas:

Si tu Excel está en inglés, la fórmula de K es =IF(C<=J,"PEDIR",""). Pon una hoja aparte de movimientos (fecha, producto, entrada o salida, cantidad, motivo) y no corrijas nunca la columna C sin dejar ahí la razón.

El conteo semanal en 20 minutos

1. Elige un día fijo y cuenta antes de empacar, con los pedidos del día aún sin separar.
2. Cuenta solo tus 10 productos con más unidades o más venta. El resto, una vez al mes.
3. Abre las cajas de «por revisar»: lo que está bien pasa a disponible; lo dañado, a merma, con foto.
4. Compara con la hoja. Si falta algo, busca en los despachos de la semana un pedido sin descontar.
5. Calcula los días de inventario y marca lo que pasa de 60.

Qué hacer con el stock que no rota

Lo que no se mueve en 60 días ya no te va a salvar el mes; lo que importa es recuperar la plata. En este orden:

• Ponlo como segunda unidad en un pack con un producto que sí vende. La segunda unidad no paga flete ni anuncio aparte; cómo armarlo sin perder margen está en cómo subir el ticket promedio con combos y packs.
• Regálalo dentro de los pedidos de tus mejores clientes. Cuesta lo que ya pagaste y suma a la recompra.
• Bájale el precio solo si vendido a costo te devuelve la plata para algo que rota. Bajarlo un poco para «ver si sale» suele dejarte con el mismo stock y menos margen.
• Véndelo por mayor a otra tienda o a un revendedor, aunque sea a costo.

Y la regla para no volver a llenarte: compra para tres o cuatro semanas, no para tres meses, mientras el producto no lleve un buen tiempo vendiendo parejo. El margen que te deja cada unidad, con el flete y los rechazos dentro, se calcula como en cómo calcular el margen de un producto, y el modelo completo de una tienda contra entrega está en la guía de dropshipping en Perú.